كيفية كتابة رسالة الدافع

تعدّ رسالة الدافع “Motivation Letter” أو رسالة التغطية “Cover Letter” من الرسائل الخاصة جدًا والتي يتمّ إرسالها برفقة السيرة الذاتية أو المستندات الرسمية عند التقديم لمنحة دراسية أو فرصة عمل أو غيرها من الفرص. في مقال اليوم، سنتعرّف على كلّ من رسالة الدافع ورسالة التغطية، وسنركّز على كيفية كتابة رسالة الدافع، شروطها، وأهم النصائح التي يجب اتباعها للحصول على رسالة دافع مثالية.

الفرق بين رسالة الدافع ورسالة التغطية

بداية من المهمّ معرفة الفرق بين رسالة الدافع ورسالة التغطية، فقد يشار أحيانًا لرسالة الدافع برسالة التغطية، إلاّ أنّ هناك فرقًا بسيطًا بين الاثنتين. فرسالة الدافع تستخدم عادة عند التقديم لجامعة أو مؤسسة أكاديمية، أو لمنظمة غير ربحية أو لفرصة تطوّع. بمعنى آخر تستخدم هذه الرسالة عند التقديم لفرص غير مدفوعة. ويتم خلالها توضيح سبب اهتمام المتقدّم بهذه الفرصة، دوافعه لاختيار هذا البرنامج الدراسي، أو الجامعة أو النشاط التطوّعي…الخ.

في حين أنّ رسالة التغطية تستخدم عند التقديم لفرصة عمل أو تدريب عملي أو أيّ فرصة مدفوعة. وتعتبر حينها مكمّلاً للسيرة الذاتية، حيث يتمّ في هذه الرسالة ذكر المنصب الذي تمّ التقديم إليه وتوضيح كيف أنّ مؤهلات المتقدم تتوافق مع متطلبات الوظيفة. إنها ببساطة إجابة عن السؤال: “مالذي يجعلك مناسبًا لهذه الوظيفة / التدريب العملي / الفرصة؟”

شروط رسالة الدافع

عند كتابة رسالة الدافع، يجب مراعاة توافر الشروط التالية فيها:

1. يجب أن تكون الرسالة مختصرة ومحدّدة، حيث يفضّل ألا يتجاوز طول الرسالة صفحة واحدة كحدّ أقصى.
2. يجب أن تتضمّن فقرة يعرّف فيها المتقدّم عن نفسه.
3. يجب أن يتمّ ذكر الدافع وراء التقديم لهذه الفرصة ( منحة دراسية ، فرصة تطوّع ، تدريب لدى منظمة غير ربحية…الخ) في الرسالة.

كيف تكتب رسالة الدافع؟

قبل البدء بكتابة رسالة الدافع، احرص على وضع مخطط جانبي لأهم النقاط التي يجب طرحها، والتي تشمل ما يلي:

• الاسم والمعلومات الشخصية.
• اسم المؤسسة التي تمّ التقديم لها مع ذكر عنوانها.
• تاريخ إرسال الطلب.
• الجملة الافتتاحية والتي تبدأ عادة بـ “السيد/ة المحترم” أو باللغة الإنجليزية: “Dear Sir/Madam”
• محتوى الرسالة.
• الجملة الاختتامية: “وتقبلوا فائق الاحترام” أو باللغة الإنجليزية: “Sincerely” مع ضرورة الانتباه إلى أنّ هناك بدائل عديدة لهذه الجملة باللغة الإنجليزية.
• التوقيع.

محتوى رسالة الدافع:

هناك طرق عديدة لكتابة محتوى رسالة الدافع، وسنذكر هنا طريقتين شائعتين لذلك، يمكنك استخدام ما تجده مناسبًا لك:

1. يمكنك تقسيم المحتوى إلى 3 فقرات رئيسية: مقدّمة، محتوى رئيسي، وخاتمة.
2. أو يمكنك تقسيم المحتوى إلى فقرات قصيرة يترواح عددها ما بين 3-7 فقرات مترابطة وتطرح أفكارًا متسلسلة ذات علاقة بالفرصة التي تقدّم لها.
3. حاول أن تستخدم جملة إلى 3 جمل في كل فقرة.

أيًّا كانت الطريقة التي اخترتها لكتابة رسالة الدافع الخاصة بك، احرص على أن تدرج الأفكار التالية في رسالتك كونها ستساهم وبشكل كبير في تعزيز رسالة الدافع وزيادة فرص قراءتها وتأهلك لمرحلة المقابلة الشخصية:

1. عرّف بالمشكلة: بداية لابدّ من أن تدرك أمرًا مهمّا، وهو أن هذه الفرصة (منحة دراسية، فرصة تطوع..الخ) قد أتيحت لهدف معيّن، إمّا لحلّ مشكلة ما أو لزيادة عدد أعضاء فريق العمل أو طلاّب المؤسسة. لذا احرص بداية على أن تقرأ أكثر عن الجامعة أو المؤسسة التي تتقدّم إليها، ووضّح في رسالتك أنّك على دراية بالتحدّي أو المشكلة التي تواجه أصحاب هذه المؤسسة.

وفي حال لم تجد أنّ هناك مشكلة ما يمكنك طرحها، فتحدّث في هذه الحالة عن فهمك العميق لرؤية المؤسسة. باختصار، اظهر اهتمامك بالمؤسسة التي تتقدّم لها.

• قدّم حلاًّ: بما أنّ المؤسسة تواجه تحدّيًا أو مشكلة ما، فعليك إذن أن تقدّم حلاًّ، والحلّ في هذه الحالة هو “أنت”… احرص على أن تذكر كيف أنّ مهاراتك، خبراتك، سيرتك الأكاديمية والمهنية ستساهم في حلّ المشكلة، أو إضافة قيمة مميزة للمؤسسة. اذكر جميع الميزات التي ستقدّمها في حال تمّ قبولك.
• كما هو الحال مع المقدّمة، فالخاتمة ذات أهمية كبرى أيضًا, إذ يجب أن تعطي الخاتمة انطباعًا بالثقة، الكفاءة والاهتمام بالمؤسسة. يمكن أن تختم رسالتك بجملة مثل:

“يشرّفني أن أعرف أكثر عن القسم “كذا” في مؤسستكم وإنه لمن دواعي سروري أن أعلم كيف يسعني المساعدة في تطويره” وبالإنجليزية:

“I would love to find out more about the X department/company and how could I help as fast as possible.”

من خلال التركيز على هذه النقاط الثلاثة في رسالتك، فأنت تعبّر عن مدى شغفك بالانضمام للمؤسسة واهتمامك بأن تكون جزءًا منها، كلّ ذلك، دون أن تعبّر عن الأمر صراحة.

بعد الانتهاء من كتابة الرسالة، احرص على تدقيقها لغويًا وتصحيح ما ورد فيها من أخطاء إن وجدت، ثمّ اجعل شخصًا آخر يقرأها قبل أن ترسلها، حيث أنّه من الجيد دائماً أخذ النصيحة من أشخاص آخرين قاموا بكتابة رسالة الدافع في السابق، إذ بإمكانهم مساعدتك على صياغتها بشكل لائق وتذكيرك بالمعلومات التي يجب إضافتها والتي ربما نسيتها.