كيف تدير بريدك الإلكتروني بكفاءة
يعد البريد الإلكتروني أداة اتصال و تواصل فعالة, بل أنها تعد أداة مهمة من أدوات تنظيم العمل و التنسيق مع زملاء العمل, و لكن يعاني الكثير بسبب الكميات الكبيرة من الرسائل التي يتلقونها على البريد الوارد, مما يجعلهم يقضون وقتا طويلا في قراءة الرسائل و تحديد الأولويات منها.
بل أنّا قد نتجاهل رسائل مهمة بدون قصد و ذلك بسبب الإرهاق و كثرة الرسائل التي نتلقاها على البريد الوارد.
إن الاستخدام الغير سليم للبريد الإلكتروني و الافتقار إلى مهارات إدارة البريد الإلكتروني قد يعيق الإنتاجية في العمل, و يؤدي إلى قضاء و قت أطول مقابل نتائج أقل.
و لتوفير الوقت و تجنب الإحباط و التشتت فإن هناك عدد من الاستراتيجيات و الأدوات التي تمكننا من إدارة بريدنا الإلكتروني بكفاءة عالية, و هذا ما سنتطرق إليه بشيء من التفصيل في هذا المقال.
أولاً: التنظيم
هناك العديد من الأدوات في البريد الإلكتروني التي تتيح لنا تنظيم الرسائل الواردة و الرد عليها بكفاءة, و يمكنك تنظيم رسائلك الإلكترونية من خلال عدة وسائل, نذكر منها ما يلي:
- تحديد الأولويات:
يمكنك تحديد الرسائل الواردة ذات الأولوية للرد عليها من خلال البريد المميز بنجمة أو ما يطلق عليه البعض بريد الأولويات و الذي يمكنك تفعيله من خلال علامة النجمة الصفراء الموجودة بجانب كل رسالة, حيث يتم الإحتفاظ بها بشكل أتوماتيكي و التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت عبر أيقونة “المميزة بنجمة” الموجودة على يمين بريدك الإلكتروني.
- المؤجلة “Snoozed”:
عندما يكون وقتك مزدحما و هناك الكثير من الرسائل الواردة التي يتعين عليك قراءتها و الرد عليها, يمكنك تأجيل الرسائل الواردة – ذات أهمية ثانوية – للرد عليها في وقت لاحق و ذلك من خلال النقر على إشارة الساعة أو ما تسمى ب “تأجيل” أو “Snooze”, و ستظهر لك قائمة يمكنك من خلالها تحديد الوقت الذي تريد أن تقرأ فيه هذه الرسالة, و بعد تحديد الوقت و النقر على “حفظ” ستختفي الرسالة أو الرسائل من واجهة البريد الإلكتروني لتظهر لك لاحقا في الوقت الذي قمت بتحديده.
كما يمكنك قراءة جميع الرسائل التي قمت بتأجيلها من خلال النقر على أيقونة “المؤجلة” أو “Snoozed” الموجودة يمين بريدك الإلكتروني – إذا كنت تتصفح باللغة العربية – أو يسار بريدك الإلكتروني – إذا كنت تتصفح باللغة الإنجليزية.
- التصنيفات “Labels”:
يمكنك من خلال خاصية “تصنيفات” أو “Labels” تصنيف الرسائل بحسب نوعها ك”شخصية” أو ” إجتماعية” او غيرها. كما يمكنك إنشاء تصنيف جديد من خلال الضغط على زر “إنشاء تصنيف جديد” الموجود يمين الشاشة إن كنت تتصفح باللغة العربية, أو” “Create New Label الموجودة يسار الشاشة إن كنت تتصفح باللغة الإنجليزية, كأن تضيف تصنيف باسم “زملاء عمل” مثلاً. و من ثم عند فتح الرسالة يمكنك الضغط على أيقونة تصنيفات الموجودة أعلى البريد الوارد, ثم يمكنك في وقت لا حق الذهاب إلى أيقونة “زملاء العمل” التي ستظهر على يمين الشاشة لرؤية جميع الرسائل المتعلقة بزملاء العمل دون غيرها.
- الرسائل المجدولة “Scheduled“
إن كانت الساعة الآن الخامسة مساء مثلاً و أردت أن ترسل رسالة ما الساعة السابعة صباحا على سبيل المثال و كنت تشك أنك قد تكون غير متوفر أو مشغول في ذلك الوقت, فما عليك سوى أن تكتب الرسالة الساعة الخامسة من خلال “إنشاء” أو “Compose” و بعد كتابة الرسالة و قبل إرسالها إذهب إلى السهم الصغير الموجود بجانب زر “إرسال” أو “Send” و عندما تقوم بالضغط على السهم الصغير ستظهر لك قائمة لجدولة الرسالة و تحديد الوقت المناسب و الذي ستقوم هنا بتحديد وقت إرساله الساعة السابعة صباحاً, ثم اضغط على “حفظ” و من ثم “إرسال” و حينها سترسل الرسالة و تصل إلى الشخص الأخر الساعة السابعة صباحا رغم أنك أرسلتها الخامسة مساء.
- إنشاء قالب رد معين
هناك مجموعة من الرسائل الواردة التي يمكن الرد عليها بنفس الرسالة , و في هذه الحالة يمكنك إنشاء قالب واستخدامه لتوفير الوقت وهذا ما يساعد أكثر في ادارة البريد الالكتروني.
- ردود جاهزة “Canned Response”
يمكننا استخدام ميزة الردود الجاهزة لإنشاء نماذج جاهزة للرسائل التي نقوم بتكرار إرسالها عادةّ، بحيث لن نضطر في المرات القادمة إلى كتابة نفس الرسالة، فقط بضغطة زر يتم كتابة الرسالة ويبقى علينا التعديل. كما ويمكننا استخدام هذه النماذج الجاهزة لعمل ردود تلقائية للرسائل الواصلة وذلك باستخدام الفلاتر. و يمكن تفعيل هذه الميزة من خلال الإعدادات متقدمة.
- المجيب التلقائي “Vacation Responder”
يمكنك من خلال هذه الميزة إرسال رد آلي على الرسائل الواردة إذا راسلك شخص ما عدة مرّات، و سيتلقّى هذا الرد الآلي مرة واحدة كل 4 أيام.
- الرد على الرسائل التي لا تستغرق وقتاً طويلاً
إذا كان الرد على الإيميل لا يستغرق أكثر من دقيقةٍ واحدةٍ فيجب الرد فورًا دون تأجيل، سيقلل ذلك من عدد الرسائل الواجب الرد عليها بشكلٍ عام و إدارة البريد الالكتروني بشكٍل أفضل.
- إستخدام المرشحات
تساعد هذه الخاصية على انتقال الرسائل الواردة إلى المجلد المخصص لها مباشرةً لذا على المستخدم استخدامها للحصول على تنظيمٍ أكثر للرسائل الواردة.
ثانياً: تحديد وقتاً محدداً لقراءة الرسائل الواردة و الرد عليها
ينبغي عليك أن تقوم بتحديد فترات زمنية محددة على مدار اليوم لفحص بريدك الإلكتروني, بحيث تكرس هذه الأوقات لقراءة الرسائل الواردة و الرد عليها.
إن تحديد جدولاً زمنياً محدداً لقراءة الرسائل الواردة و الرد عليها يقيك من التشتت و الإضطراب في العمل, كما أنه يسهل عليك إدارة البريد الوارد بشكل أكثر كفاءة و تنظيماً.
ثالثاً: استخدام القواعد
تتيح ميزة ” إنشاء قواعد” التي توفرها معظم برامج البريد الإلكتروني و منها “Gmail” فرز رسائل البريد الوارد في مجلدات خاصة فور وصولها, فعلى سبيل المثال عند إنشاء قاعدة خاصة بالشكاوى, فإن برنامج البريد الإلكتروني يقوم بشكل فوري و أتوماتيكي بنقل جميع الرسائل بعنوان “شكاوى” إلى مجلد “شكاوى”.
رابعاً: إلغاء الاشتراكات الغير ضرورية
يُنصح بأن يتم إلغاء الإشتراكات لدى بعض المواقع التي لم تعد ذات أهمية بالنسبة إليك و ذلك للتقليل من كمية الرسائل الغير هامة في البريد الوارد.
خامساً: الحذف
إن واحدةً من الأمور الهامة التي تساعدك على إدارة بريدك الإلكتروني بكفاءة و التقليل من كميات الرسائل الواردة هي حذف الرسائل التي قرأتها و التي ترى أنها لم تعد مفيدة و ذلك للتقليل من كميات الرسائل الواردة و تسهيل عملية إدارتها و الرد عليها.
