إلى جانب السيرة الذاتية و المؤهلات التعليمية, فإن رسالة التغطية الجيدة تعد من الأدوات الهامة التي تعزز من إمكانية تواصل جهات العمل معك.
و لن نبالغ إن قلنا أن رسالة التغطية الجيدة لا تقل أهمية عن السير الذاتية و المؤهلات التعليمية فهي أول ما يطلع عليها مسؤولو الموارد البشرية قبل الإطلاع على السيرة الذاتية أو أي وثيقة أخرى, فإن كانت هذه الرسالة مصاغة بشكل جيد و احترافي يقرر حينها مسؤولو الموارد البشرية إلاطلاع على السيرة الذاتية و وثائق التقديم الأخرى, أما إن كانت رسالة التغطية مصاغة بشكل ركيك و غير احترافي فإن مسؤولو التوظيف يقررون عدم الإنتقال إلى الخطوة الأخرى و الإطلاع على سيرتك ذاتية و وثائق التقديم الأخرى – إن وجدت – لأنك حينها تكون قد رسمت صورة سلبية عن نفسك وأظهرت أنك لا تستحق فرصة اقتطاع جزءا من وقتهم و تكليفهم جهد الإطلاع على وثائقك الأخرى. لأن معظم مسؤولي الموارد البشرية يستندون على مبدأ مفاده أن أي متقدم لا يجيد صياغة رسالة تقديمية جيدة يفتقر إلى المهارات و القدرات الأساسية لشغل الوظيفة الشاغرة و أنه يفتقر أيضا إلى مهارات التواصل التي تعد من المهارات البديهية و المتطلبات الأساسية لشغل أي وظيفة.
تعد رسالة التغطية من أهم وسائل التقييم التي تستخدمها جهات العمل لاتخاذ قرار دعوة المتقدم للوظيفة لحضور الاختبار (Test) أو المقابلة (Interview) أم تجاوزه و عدم اختياره ضمن القائمة القصيرة (Shortlist).
ما هي رسالة التغطية؟
رسالة التغطية (Cover Letter) هي رسالة تمهيدية أو تقديمية تعرف من خلالها عن نفسك, و إمكانياتك, و خبراتك, و مهاراتك, و مؤهلاتك. و هي بمثابة دعوة مسؤولي التوظيف لدى جهة العمل – التي تود بأن تكون أحد موظفيها – للاطلاع على سيرتك الذاتية و قبول رغبتك في الانتقال إلى المرحلة التالية من مراحل عملية التقديم و التي تتمثل بدعوتك لحضور الاختبار – إن كان ثمة اختبار – أو المقابلة لمناقشة مؤهلاتك و خبراتك و قدراتك لشغل الوظيفة الشاغرة.
تعد هذه الرسالة أداة التسويق الأولى التي يجب أن نستغلها استغلالا مثاليا بحيث تقنع مسؤولي موارد البشرية أنك تستحق إتاحة الفرصة لك للمنافسة على شغل الوظيفة الشاغرة, و إدراجك ضمن القائمة القصيرة, و من ثم دعوتك لخوض المراحل التالية من عملية التقديم و التي تنطوي على الاختبار أو المقابلة أو كليهما معا.
يجب أن تكون سالة التغطية قصيرة نوعا ما بحيث تضم فقرات محددة لا تقل عن ثلاثة فقرات و لا تزيد عن خمسة فقرات.
و يتم إرسال هذه الرسالة أثناء عملية التقديم كنص ظاهر و مكتوب ضمن واجهة البريد الإلكتروني أو كملف مرفق ضمن البريد الإلكتروني أو كليهما معا.
متى نرسل رسالة التغطية؟
هل تستلزم كل الوظائف التي نقدم لها إرسال رسالة تغطية أم لا؟
يعد السؤال أعلاه من أكثر الأسئلة شيوعا التي يوجهها الباحثين عن وظيفة لخبراء التوظيف و مختصي الموارد البشرية.
و الجواب هنا هو نعم ..
و لكن هذا يدعونا لسؤال آخر و هو هل يجب أن نرسل رسالة التغطية هذه كلمف مرفق ضمن البريد الإلكتروني المرسل أثناء عملية التقديم؟ أم أن علينا كتابتها مباشرة كنص رسالة ضمن البريد الإلكتروني؟
و الجواب على هذا السؤال يعتمد على شروط التقديم التي تطلبها جهة العمل صاحبة الوظيفة الشاغرة, فإن اشترطوا إرسال رسالة التغطية فهنا عليك أن تقوم بإرسالها كنص مكتوب على واجهة البريد الإلكتروني و تقوم بإدراج نفس الرسالة أيضا كملف مرفق ضمن البريد الإلكتروني.
أما في حال أن الوظيفة الشاغرة لم تذكر رسالة التغطية و لم تطلب إرسالها كشرط من شروط عملية التقديم, فهنا سنكتفي بإرسال رسالة التغطية كنص مباشر مكتوب على واجهة البريد الإلكتروني فقط دون الحاجة إلى إرفاقه كملف.
هذا يعني أنّا في كل الأحوال مطالبون بإرسال رسالة التغطية, و لكن هناك أوقات يتوجب علينا فيه أن نرسل هذه الرسالة كنص مكتوب في واجهة البريد الإلكتروني, و أوقات أخرى يتعين علينا أن نقوم بإرسال هذه الرسالة كنص نكتبه على واجهة البريد الإلكتروني بالإضافة إلى إدراجه كملف مرفق ضمن البريد الإلكتروني المرسل لجهة العمل صاحبة الوظيفة الشاغرة و هذا ما وضحناه ضمن الفقرات السابقة المذكورة أعلاه.
خطوات صياغة رسالة التغطية
إليك أهم الخطوات التي يتعين علينا اتباعها, و أخذها بعين الاعتبار لصياغة رسالة تغطية جيدة تؤتي ثمارها نحو تعزيز فرصة إدراج ملفنا ضمن القائمة القصيرة للمنافسة على الوظيفة على الوظيفة الشاغرة:
أولا: الاطلاع على نماذج احترافية لرسائل تغطية
إن أول مرحلة يتعين علينا القيام بها – و خصوصا أولئك الذين لا يمتلكون خبرة أو دراية كافية في هذا الجانب – هو الإطلاع على نماذج لرسائل تغطية و أخذ فكرة واضحة عن كيفية صياغة مثل هذه الرسائل بشكل جيد و مهني. و الجدير بالذكر هنا هو أن شبكة الإنترنت مليئة بمثل هذه النماذج.
إليك بعض المواقع التي تقدم نماذجا مختلفة و احترافية لرسائل التغطية مصاغة باللغتين العربية و الإنجليزية:
- مواقع تعرض نماذج لرسائل تغطية باللغة الإنجليزية:
The Balance Careers
https://www.thebalancecareers.com/free-cover-letter-examples-and-writing-tips-2060208
يحتوي هذا الموقع على أكثر من 100 نموذج مجاني لرسائل تغطية احترافية في مختلف الوظائف و باللغة الإنجليزية
https://www.pinterest.com/pin/845410161285038581/
يضم هذا الموقع أكثر من 26 نموذج لرسائل تغطية يمكن تحميلها كملفات PDF.
Template.Net
https://www.template.net/business/letters/cover-letter-template/
يحتوي هذا الموقع على أكثر من 55 نموذج رسائل تغطية بالتنسيقات التالية:
PDF, Ms Word, Apple Pages, Google Docs
CoolfreeCV
https://www.coolfreecv.com/cover-letter-builder
يتيح هذا الموقع العديد من نماذج رسائل التغطية الإحترافية و المختلفة و التي يمكن تحميلها بصيغة PDF.
ملاحظة: تتيح هذه المواقع المذكورة أعلاه إمكانية إنشاء رسالة تغطية مناسبة, و لا تقتصر فقط على عرض نماذج لهذه الرسائل.
- نماذج لرسائل تغطية باللغة العربية
ثانيا: قراءة الوصف الوظيفي
الخطوة التالية و المهمة لصياغة رسالة تغطية بنجاح هي قراءة الوصف الوظيفي جيدا و ما تتضمنه من متطلبات شغل الوظيفة الشاغرة كالمسؤوليات, و المهام, و المهارات, و الخبرات, و المؤهلات.
فإن كان الوصف الوظيفي يتطابق مع خلفيتاك و خبراتك المهنية, فقم بالتطرق إلى هذه المؤهلات و القدرات و التي تمتلكها مظهرا مدى ثقتك بأنك الأنسب لشغل لوظيفة الشاغرة.
ثالثا: المواءمة مع السيرة الذاتية
يجب أن تكون رسالة التغطية متوائمة و متماشية مع ما تحتويه سيرتك الذاتية من حيث الخبرات, و المهارات, و المؤهلات التي تمتلكها, حيث أن الإلتزام بالمصداقية هي واحدة من أهم معايير و أخلاقيات التقديم للوظائف الشاغرة.
رابعا: كتابة الفقرة الإفتتاحية
بالاعتماد على نماذج رسائل التغطية المدرجة ضمن المواقع المذكورة أعلاه, إحرص على أن تتفتح رسالتك بفقرة تعريفية و مناسبة بحيث تبدأ بالتعريف عن نفسك و أهم ما تمتلكه من خبرات و مهارات, بالإضافة إلى إظهار مدى شغفك للتقديم للوظيفة الشاغرة. كما يجب أن تحوي الفقرة الإفتتاحية لرسالة التغطية على اسم الوظيفة الشاغرة, و نوع الوظيفة التي تسعى للحصول عليها.
خامسا: خبراتك و مهاراتك
في هذه الفقرة, يتوجب عليك استعرض الخبرات و المهارات التي تمتلكها و التي ستقنع مسؤولي الموارد البشرية أنك فعلا تمتلك الحد الأدنى من متطلبات الوظيفة الشاغرة و أنك تستحق فعلا فرصة الخوض في المراحل التالية من عملية التقديم للوظيفة كالاختبار أو المقابلة.
سادسا: الفقرة الختامية
يجب أن تبرز هذه الفقرة مدى تطلعك للحصول على فرصة الاجتماع بمسؤولي التوظيف و مناقشة إمكانياتك بشكل أكثر تفصيلا.
كما يجب أن تشير إلى أنك قمت بإرفاق سيرتك الذاتية, مشيرا إلى أنها – أي سيرتك الذاتية – سوف توضح بشكل أكثر تفصيلا خبراتك و مهامك السابقة.
و في نهاية الرسالة, يجب أن تدرج معلومات الاتصال بك بحيث تشمل عنوان سكنك, عنوان بريدك الإلكتروني, و رقم هاتفك.
كانت هذه أهم الخطوات و المصادر التي نأمل بأن تزيد من قدراتك على كتابة رسالة تغطية جيدة و جذابة, و تزيد بالتالي من فرصة التجاوب و التواصل معك من قبل جهة العمل صاحبة الوظيفة الشاغرة.
