تعدّ رسالة أو خطاب التوصية (Recommendation Letter) واحدة من أهم متطلبات التقديم للوظائف الشاغرة لدى بعض جهات العمل. وهي من الوثائق التي تلعب دورًا مهمّا في قبول الباحث عن عمل أو رفضه، لذا لا بدّ من التعرّف عليها، وعلى الخطوات الصحيحة لكتابتها وهذا ما سنتطرّق إليه من خلال هذا المقال.
ما هي رسالة التوصية؟
رسالة التوصية هي خطاب رسمي مكتوب من قبل صاحب عمل سابق، عميل، مدرّس أو مشرف أكاديمي، أو أيّ شخص آخر باستطاعته تقديم توصية حول أداء شخص ما، سواءً في العمل أو خلال المسيرة الأكاديمية.
ما هو الغرض من رسالة التوصية؟
تهدف رسالة التوصية بشكل رئيس إلى أن تشهد على كلّ من مهارات وإنجازات وسلوك الشخص الذي كتبت لأجله.
وتُرسل في الغالب إلى مسؤول التوظيف في شركة أو مؤسسة ما، أو مسؤول التسجيل في مؤسسة أكاديمية، حيث تعمل على تسهيل حصول المتقدّم للوظيفة أو المنحة الدراسية على فرصة مقابلة شخصية وإعطاء فكرة عامة عن هذا المرشّح.
من الذي يكتب رسالة التوصية؟
عادة ما يتم طلب خطابات التوصية على أساس فردي حيث تُكتب مباشرة إلى صاحب العمل، أو مسؤول التوظيف، أو لجنة القبول في جامعة أو مؤسسة أكاديمية ما.
إنّ اختيار الشخص المناسب الذي سيكتب لك خطاب التوصية، قد يكون أمرًا صعبًا بعض الشيء، فالأمر لا يتعلّق بوضع قائمة بأسماء رؤسائك السابقين في العمل أو مدرّسيك أو زملائك ومن ثمّ اختيار الأشخاص الذين قد يملكون الوقت لكتابة خطاب توصية لك.
كلاّ! عليك أن تضع في الحسبان أن يكون كاتب الرسالة شخصًا جدّيًا قادرًا على كتابة الخطاب بعناية. فرسالة توصية مكتوبة على عجل ستكون أسوأ بكثير من عدم تقديم رسالة على الإطلاق.
ليس هذا وحسب، إذ يجب أن يكون كاتب الخطاب شخصًا قادرًا على التحدّث عن كفاءتك وجودة عملك مباشرة. بمعنى آخر، يجب أن يكون على دراية تامة بك، فمديرك الذي عملت تحت إشرافه قبل 10 سنوات ليس خيارًا جيّدًا، وزميلك في العمل الذي لا يستطيع تهجئة اسمك بشكل صحيح ليس خيارًا مناسبًا أيضًا.
ببساطة، عند اختيار الشخص الذي سيكتب خطاب التوصية الخاص بك، احرص على أن:
- يكون على دراية بعملك (سواءً في وظيفة أو خلال الدراسة)
- أن يمتلك انطباعًا إيجابيًا عنه.
- يمتلك الوقت الكافي لكتابة الخطاب بطريقة تثير إعجاب قارئها.
- يكون صاحب سلطة (مدير أو مسؤول في الشركة، مدرّس أو مشرف في الجامعة…الخ)
- أو أن يتمتّع بسمعة تهمّ صاحب العمل أو قارئ الخطاب.
ما هو الفرق بين خطاب التوصية (Recommendation Letter)، والخطاب المرجعي (Reference Letter) ؟
بعكس الخطابات الشخصية و مثل رسالة الدافع، أو رسالة التغطية، فإن رسالة التوصية تُكتب في العادة من قبل أشخاص ذوي خبرة كرؤساء العمل، المدرسون، الأساتذة وغيره.
وعلى الرغم من أنّ كلاً من خطاب التوصية والخطاب المرجعي متقاربان من بعضهما البعض إلاّ أنّ هناك اختلافات بسيطة بينهما. حيث أنّ رسالة التوصية تكون محدّدة أكثر وموجّهة لشخص واحد بعينه، ولمنصب محدّد, في حين أنّ الخطاب المرجعي عامّ أكثر ويمكن إرساله لأكثر من شخص في أكثر من منصب.
نصائح للحصول على خطاب توصية مميز
صحيح أنّك لست أنت من سيكتب خطاب التوصية الخاص بك، لكن هذا لا يعني أنّك ستبقى مكتوف اليدين بل يتعيّن عليك القيام ببعض الأمور البسيطة التي تضمن لك الحصول على رسالة توصية مميزة، وإليك فيما يلي بعضًا من النصائح التي يتوجّب عليك اتباعها لذلك:
- حضّر قائمة بأهم مميزاتك، وإنجازاتك التي ترغب في أن يتمّ ذكرها في خطاب التوصية. بالطبع، لا تذهب بها مباشرة إلى الشخص المكلّف بكتابة الخطاب وتقدّمها له في هيئة أمر. لكن، يمكنك إرسالها على شكل معلومات داعمة تساعده في كتابة الخطاب. ويعد البريد الإلكتروني الأولي فرصة مناسبة لإرفاق هذه المعلومات، حيث يمكنك صياغة الإيميل كالتالي:
“أعلم أنّ صاحب العمل مهتمّ بالمهارات التالية [مهارات وخبرات معينة يهتمّ بها صاحب العمل]، لذا في حال كان انطباعك جيدًا عن أدائي في المجالات التالية [اذكر المهارات والخبرات التي ترغب في أن يتمّ ذكرها]، يمكنك ذكر ذلك في الخطاب”.
- دقق مراسلاتك مع الشخص المكلّف بكتابة الخطاب، واطلب من أحد معارفك أن يقرأ رسائلك قبل إرسالها، للتأكد من سلامة اللغة. كما يجب عليك أيضًا التأكد من أسماء الأشخاص والمؤسسات أو الشركات التي تقدّم لها، فأي خطأ إملائي بسيط قد يكلّفك فرصة العمر.
- على الرغم من أنّه من المهم ألاّ تأخذ من وقت كاتب الخطاب الكثير، لكن في حال عثرت على خطأ في رسالة التوصية، كالتواريخ المهمة مثلاً، لا تتردّد في إخباره بذلك ليقوم بإصلاحه.
- لا تنسَ أن تتوجّه بالشكر لكاتب الخطاب، أولاً على موافقته لكتابة الخطاب وثانيًا بعد الانتهاء منه، حيث أنّ الشكر المبدئي سيشعر كاتب الخطاب بالرضا ويشجّعه على كتابة الخطاب بعناية أكبر. أمّا التقدّم بالشكر بعد كتابة الخطاب فسيضمن لك فرصة اللجوء لهذا الشخص مستقبلاً في حال احتجت إلى خطاب آخر.
وفي الختام، لابدّ من التذكير بأنّ خطاب التوصية يعدّ أداة داعمة قوية لأي طلب تقديم سواءً كان وظيفيًا أو أكاديميًا، لذا احرص على منحه وقتًا كافيًا، واختر الشخص الذي سيكتبه لك بعناية حتى تستطيع الحصول على رسالة مميزة تنقلك إلى المرحلة التالية في رحلة الحصول على فرصتك.
