يعد الإيميل وسيلة فعالة و مجدية التكلفة للوصول إلى أرباب العمل المستقبليين, و العملاء, و الإتصالات التجارية الأخرى. إن إرسالك لإيميل لتقديم نفسك كموظف محتمل, أو شبكة إتصال جديدة, أو مزود خدمات تعد فرصة لتقديم نفسك كمحترف مؤهل. و لكتابة بريد إلكتروني تمهيدي تحصل من خلاله على إستجابة إيجابية, عليك أن تحرص أن يكون هذا البريد جدير بالتصديق, و واضح و جذاب. و في هذه المقالة, سنبين لك كيفية تقديم نفسك بأفضل طريقة عن طريق إستخدام الإيميل مع أمثلة توضيحية.
ما هو الإيميل التمهيدي أو التقديمي؟
الإيميل التمهيدي أو التقديمي هي مراسلة تمكنك من إنشاء إتصال أولي مع أرباب العمل المحتملين,أو العملاء أو المتعاونين, و تقديم شرح حول من أنت و كيف يمكنك المساعدة. كما يمكنك إستخدام الإيميل التمهيدي للتقديم لوظيفة, أو التواصل مع عميل محتمل, او مقابلة محترف يمكن الإستفادة منه في مجالك. و لكن يجب أن يكون الإيميل التمهيدي واضحا, و موجزا و خاليا من الأخطاء النحوية.
كيف تكتب إيميلا تمهيديا؟
قم بإجراء بحث
إليك إحدى عشرة خطوة يمكنك إتباعها لكتابة إيميل تمهيدي فعال:
إن لم تكن متأكدا من مَن سيتسلم رسالتك عبر الإيميل, فعليك أن تقوم بزيارة إلى الموقع الإلكتروني للشركة التي ترغب بمراسلتها و صفحاتها عبر مواقع التواصل الإجتماعي لتحديد من سيستقبل رسالتك و للحصول على أفضل النتائج التي تخدم غرضك. فإن قاموا بكتابة كتابا أو مقالا أو مدونة فحاول قراءتها للرجوع إليها إن لزم الأمر. و إن قاموا بإلقاء خطاب في مؤتمر, فعندها يمكنك مشاهدة الخطاب عبر الفيديو الذي يتم تنزيله.
إن تمكنك من معرفة مستلم الرسالة بالتحديد سيساعدك على إعداد بريد إلكتروني حقيقي و مثير للإعجاب بشكل أكبر مما لو كان بريدك موجها لجمهور عام.
إبدا بريدك بعنوان واضح
في سطر العنوان الخاص يإيميلك, فكر في ذكر أحد معارفك المشتركين أو إقترح طريقة للإجتماع شخصيا. حاول أن تجعل العنوان قصيرا, حيث أن العديد من الأشخاص يقرأون الرسائل عبر أجهزة الهاتف اللاسلكي, و بالتالي فإن العناوين الطويلة من الممكن ألا تظهر على شاشتهم. أما إذا قدمت نفسك لوظيفة محتملة فاذكر إسم الوظيفة في سطر العنوان.
أمثلة: ” محمد حسن – تم إقتراحك للتواصل معك” أو ” و ظيفة مدير مبيعات – أمين أحمد” أو “جلسة غداء هذا الأسبوع”.
إكتب التحية المناسبة
يمكنك إستخدام تحية بسيطة كأن تقول “عزيزي” في كل الأحول. أما إن كنت تكتب لشخص ما ينتمي لصناعة تقليدية كالبنوك و المؤسسات المالية و الطبية, ففي هذه الحالة يمكنك إستخدام مصطلحات رسمية مثل “عزيزي السيد عبدالرحمن”. أمام إن كنت تكتب لشخص ما ينتمي لبيئة غير نظامية مثل التدوينات اليومية, فيمكنك إختيار تحية تتضمن ذكر الإسم الأول للشخص كأن تقول ” مرحبا علي”. و لكن عليك أن تكن حريصا في كتابة الإسم بشكل صحيح. كما يفضل أن تتجنب إستخدام التحيات العامة مثل “عزيزي السيد” أو ” إلى من يهمه الأمر” و ذلك لتجعل بريدك الإلكتروني شخصيا بشكل أكبر.
إشرح السبب وراء كتابتك للإيميل
بمجرد أن تتلقى ردا من المتلقي فعليك عندئذ أن تشرح من أنت و أن توضح بإختصار لماذا تراسله. فإذا كنت تتواصل بخصوص فرصة عمل فعليك ان توضح لمستقبل الرسالة كيف يمكن أن يستفيد من مؤهلاتك. تأكد من قراءة الوصف الوظيفي و استخدم كلمات رئيسية تتوافق مع خلفيتك الخاصة.
مثال: ” أنا أكتب لك هذه الرسالة لمعرفة ما إذا كنت مهتما بعرض شركة الموج الأزرق الموضح في الكاتالوج الملوّن, عام 2020 لوكالة ميامي للإعلانات. لدينا أكثر من 75000 مشترك و نخطط للتوسع في سوق ساحل غرب فلوريدا هذا العام.”
قدم دعوة للبدء بإجراءات العمل
قبل إنهاء بريدك الإلكتروني, قدم عرض مباشر للبدء بإجراءات العمل لإن هذا سيسهل لمتلقي الرسالة بالرد على إيميلك.و هذه الدعوة قد تتمثل برابط إنترنت لمشاركة نشرة تتضمن دعوة لإجتماع شخصي.
مثال: ” إذا كانت هذه الفرصة تبدومهمة بالنسبة لك, فالرجاء قم بتعبئة هذه الإستمارة, و من ثم سنقوم بالتواصل معك لتحديد ما إذا كنت ترغب في صفحتين أو أربع صفحات مصورة بشكل إحترافي ذات ألوان كاملة.”
خاتمة إحترافية
إن خاتمة الإيميل التمهيدي تعد الإنطباع الأخير الذي سيترك أثره عند المتلقي, لذلك إحرص على أن تكون إحترافيا و مهذبا. فإختتام رسالتك ب “مودتي” أو “المخلص لك” أو ” تحياتي” تعد ملائمة لكل الصناعات. فالهدف هو أن يتجاوب المتلقي مع رسالتك. لذلك إحرص على تضمين رسالتك بالعديد من الوسائل التي تساعدهم بالتواصل معك كأن تضيف رقم هاتفك, و عنوان بريدك الإلكتروني, و الرابط الإلكتروني لإرسالهم إلى الموقع الإلكتروني الإحترافي أو إلى الملف الشخصي للشركة.
تحقق من أجل الدقة و الوضوح
قبل أن ترسل بريدك الإلكتروني, تحقق من دقة و طول الرسالة. راجع نبرة الرسالة للتأكد من أنها مناسبة لثقافة الشركة المرسل إليها و أنها ليست غير نظامية بشكل كبير أو رسمية. و أخيرا, تحقق من القواعد الإملائية و النحوية في رسالتك للتأكد من أنك تقدم صورة إحترافية عن نفسك أمام المتلقي.
تابع رسالتك الإلكترونية التمهيدية أو التقديمية:
إذا لم تتلقى إي جواب لعدة أيام, فمن المناسب لك أن تقوم بإرسال رسالة متابعة. و حين تقرر إرسال رسالة اخرى, فعليك أن تشكرهم مرة اخرى لإهتمامهم و قدم دعوة للبدء بإجراءات العمل.
مثال: ” مرحبا بك سيد طارق. أتفهم إنشغالكم بالكثير من الإلتزامات, و لكني أردت أن أعرف ردكم بخصوص رسالتي السابقة. هل تسنت لك الفرص بمراجعة عرضي التسويقي؟ إذا كان لديكم أي إستفسار أرجو إبلاغي بذلك. و إنني أتطلع إلى ردكم.”
نصائح حول الإيميل التمهيدي:
يجب عليك أن تتأكد من أن صياغتك لرسالتك مبنية على سبب كتابة الرسالة و الشخص المرسل إليه. إليك بعض النصائح التي يجب أن تضعها في إعتبارك لتحسين رسالتك:
إشرح لماذا تستطيع مساعدتهم
ناقش بإختصار كيف أنك قد قمت بتوفير التأثيرات المناسبة حتى يتسنى للملتقي فهم فوائد منتجك أو خدمتك أو حتى الخلفية المهنية الشخصية في حال قدمت لوظيفة. هذا الجزء في الرسالة بإمكانه أن يظهر أنك قمت بإجراء بحث حول الشركة التي تتواصل معها. لذلك قم بإستخدام أي بيانات قابلة للتطبيق تقيس نجاحك.
ركز على المتلقي “مستلم الرسالة”
حاول أن تركز على المتلقي منذ بداية الرسالة لتسترعي إنتباهه. فعلى سبيل المثال, بدلا من من كتابة ” أنا مساعد مبيعات في شركة ستيللر لمدة 14 سنة خبرة. حاول أن تكتب “إستمتعت بالإستماع إلى مقابلتك حول مبيعات …إلخ. هذه الطريقة سوف تظهر أنك قمت بإجراء بحث و أن لديك مصلحة حقيقية في تطوير علاقتك المهنية.
حاول أن جد مصالح مشتركة
عندما تقدم نفسك حاول أن تذكر القواسم المشتركة بينك و بين المتلقي. على سبيل المثال, كأن تكونان قد درستما في نفس الكلية أو أنكما تستفيدان من خدمة مشتركة من شركة معينة أو أي علاقة ما بينكما. إن وجود مصالح مشتركة من الممكن أن تجعل تفاعلكم الأولي أكثر ودية, مما قد يزيد فرص تواصل المتلقي معك.
