إنّ السيرة الذاتية على ما يبدو أعقد من كونها مجرّد مستند تستخدمه كبطاقة تعريفية للحصول على وظيفة مناسبة. إذ تحتاج إلى كتابة كلّ قسم في السيرة الذاتية بصدق وبدقة مستخدمًا لغة مناسبة تظهر مهاراتك الحقيقية لصاحب العمل وتضمن لك الانتقال إلى المرحلة التالية في عملية التوظيف. ومن ضمن المهارات التي قد تحتاج لكتابتها في السيرة الذاتية، مهارات المايكروسوفت أوفيس.
إن كتابة مهارات الأوفيس في السيرة الذاتية أشبه بالقول أنّك تحسن استخدام الهاتف… أليس ذلك سخيفًا بعض الشيء؟! أجل، ربما تعتقد أنّ إتقان هذه المهارات أمر مفروغ منه وواضح جدّا، لكن ما لا تعلمه هو أنّ ذكر مهارات الأوفيس من خلال كتابة جملة مثل: “MS Excel” وحدها ليس كافيًا. ذلك أنّ مدراء التوظيف يريدون دليلاً واضحًا يبيّن درجة مهارتك.
لهذا السبب لابدّ أن تتعلّم كيفية كتابة هذه المهارات بالشكل الصحيح، ومقال اليوم سيتكفّل بذلك، إذ ستتعرّف فيه على:
- قائمة مهارات الأوفيس لكلّ برنامج على حدة.
- كيفية وصف مهارات مايكروسوفت أوفيس في السيرة الذاتية لتثبت براعتك في استخدامها.
- الحالات التي يكون فيها ذكر مهارات الأوفيس فكرة سيئة.
- كيفية الحصول على شهادات معتمدة في برامج مايكروسوفت أوفيس
ما هي مهارات مايكروسوفت أوفيس Microsoft Office Skills؟
الـ Microsoft Office Suite والمعروفة عادة بـ مايكروسوفت أوفيس أو أوفيس اختصارًا هي مجموعة من أدوات الإنتاجية المستخدمة على نطاق واسع في الأعمال حول العالم. لكن استخدامها لا يقتصر فقط على كتابة النصوص باستخدام Word أو إنشاء الجداول على برنامج Excel. فمجموعة الأدوات هذه تتيح للمستخدمين القيام بمئات المهام المتقدّمة.
صحيح أنّ مختلف الوظائف تتطلّب مهارات أساسية في استخدام مايكروسوفت أوفيس لكن معظم المناصب المتوسطة والعالية في الشركات تحتاج إلى مهارات متقدّمة جدًا قد يجهلها الكثيرون.
نبذة عن برامج مايكروسوفت أوفيس
تضمّ مجموعة المايكروسوفت أوفيس Microsoft Office Suite البرامج التالية:
- مايكروسوفت وورد Microsoft Word: الذي يستخدم في كتابة وتحرير النصوص.
- مايكروسوفت إكسل Microsoft Excel: وهو برنامج جداول يستخدم في ترتيب وتحليل البيانات.
- مايكروسوفت باوربوينت Microsoft Powerpoint: الذي يمكّنك من تحويل أفكارك إلى عروض تقديمية وإنشاء تصاميم وشرائح متحرّكة بالإضافة إلى النماذج والرسومات ثلاثية الأبعاد. مايكروسوفت
- أوت لوك Microsoft Outlook: وهو بريدك الإلكتروني، تقويمك وقائمة جهات الاتصال الخاصّة بك.
- مايكروسوفت ون نوت Microsoft OneNote: ويمكنك من خلاله جمع المعلومات على شكل نصوص ورسومات أو حتى ملفات صوتية.
من الجدير بالذكر أنّه يمكن استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس سواءً من خلال متصفّح الإنترنت أو عن طريق تنزيلها على حاسوبك الشخصي، إلاّ أنّ البرنامجين التاليين يُستخدمان على الحواسيب الشخصية فقط:
- مايكروسوفت أكسس Microsoft Access: وهو نظام لإدارة قواعد البيانات يمكن ربطه مباشرة مع مختلف تطبيقات وقواعد البيانات الأخرى.
- مايكروسوفت ببلشر: Microsoft Publisher: الذي يتيح لك تصميم وإعداد المنشورات يركّز بشكل رئيسي على تصميم الصفحات وتنسيقها بدلاً من النصوص.
غالبًا ما تستخدم الشركات الكبيرة برامج المايكروسوفت أوفيس جنبًا إلى جنب مع Microsoft Teams وغيرها من التطبيقات مثل One Drive بهدف جعل العمل أسهل وأكثر فعالية بين أفراد الفريق. لكن عندما يتمّ ذكر مهارات مايكروسوفت أوفيس في الوصف الوظيفي، فإنه يُقصد به في الغالب البرامج الأربعة الأساسية المذكورة أعلاه>
مهارات مايكروسوفت أوفيس في السيرة الذاتية
يذكر الكثير مهارات مايكروسوفت أوفيس في سيرتهم الذاتية من خلال الجملة الشهيرة: “Proficient in Microsoft Office”. لكن هل تعلم ما تعنيه هذه الجملة بالضبط؟ حينما تقول أنّك بارع في استخدام برامج مايكروسوفت بمعنى “Proficient” فذلك يعني أنّك قادر على استخدام برنامج الـ Word في:
- تحرير المستندات النصّية.
- إنشاء النماذج.
- أتمتة إنشاء فهرس المحتويات.
كما يشير أيضًا إلى أنّك تمتلك المهارات التالية في استخدام برنامج Excel:
- إنشاء الاقترانات.
- إنشاء الجداول المحورية والرسومات البيانية.
وكذلك الحال مع بقية البرامج. لكن هذه ليست سوى النظرية، حيث أن غالبية من يكتبون هذه الجملة في سيرتهم الذاتية لا يستطيعون القيام سوى بكتابة نصّ بسيط أو التعامل مع جداول الإكسل على أنها جداول عادية وحسب! فهل أنت من هؤلاء الأشخاص؟
لا عليك، فأنت هنا الآن لتتعلّم كيفية كتابة هذه المهارات بشكل صحيح. بداية يمكنك استخدام جملة Proficient in Microsoft Office أو Fluent in Microsoft Word أو غيرها، لكن ضع في حسبانك أنّها تعني أكثر من مجرّد امتلاك مهارات أساسية بسيطة.
ماذا أفعل في حال لم أكن أملك مهارات متقدمة في برامج الأوفيس؟
في هذه الحالة عليك ألاّ تكتبها في السيرة الذاتية! لماذا؟ أوّلاً لأن الأغلب إن لم يكن الجميع يمتلك هذه المهارات الأساسية، فلا حاجة لذكرها. وثانيًا لأنّك بهذه الطريقة قد تربك مدير التوظيف. حيث يرى كلمة “Proficient in Excel” فيعتقد أنّك بارع في إنشاء الجداول المحورية في حين أنّك في الواقع لا تتقن سوى إضافة صفوف أو أعمدة جديدة في البرنامج! وهكذا في حال تمّ طرح أسئلة تقنية عليك أو إعطاؤك اختبارًا عمليًا، ستظهر بمظهر الكاذب وستكون النتيجة: “نرجو المعذرة، لن تحصل على الوظيفة!”.
وفّر على نفسك العناء إذن وتجنّب ذكر هذه المهارات إن كنت تمتلك معرفة أساسية
متى يكون كتابة مهارات مايكروسوفت أوفيس في السيرة الذاتية فكرة سيئة؟
بالإضافة إلى الحالة السابقة (عدم امتلاك مهارات متقدمة في برامج الأوفيس)، يعدّ كتابة هذه المهارات في السيرة الذاتية فكرة سيئة في الحالات التالية:
- عندما تكون محترفًا في مجال التكنولوجيا، كأن تكون حاصلاً على شهادة في البرمجة أو في أيّ من التخصصات التكنولوجية والتقنية.
- في حال كانت الوظيفة التي تتقدّم إليها لا تتطلّب هذه المهارات، مثل التمريض أو التصميم الجرافيكي أو التمثيل.
ما هي البراعة الحقيقية في برامج مايكروسوفت؟
فيما يلي المهارات التي يجب أن تمتلكها حتى تتمكّن من اعتبار نفسك بارعًا أو “Proficient” في برامج الأوفيس:
- مهارات مايكروسوفت وورد Microsoft Word Skills وتشمل الآتي:
- إعداد الصفحة Page setup. تنسيق النصوص Text formatting.
- التحرير Editing.
- إنشاء النماذج Creating templates.
- صناديق النصوص Textboxes.
- الـ SmartArt.
- شريط الـ Quick Access.
- شريط العنوان والـ Ribbon Bar.
- التدقيق الإملائي Spellcheck.
- التدقيق النحوي Grammar Check
- مهارات الإكسل Microsoft Excel Skills وتشمل ما يلي:
- الجداول Spreadsheets.
- المصنّفات Workbooks.
- الصيغ Formulas.
- ربط البيانات Data Linking.
- الجداول المحورية Pivot Tables.
- الرسوم البيانية Charts.
- تحليل البيانات Data Analysis.
- وحدات الماكرو والأتمتة Macros and Automatization.
- تأكيد البيانات Data Validation.
- الصيغ الشرطية IF Statements.
- مهارات البور بوينت Microsoft Powerpoint Skills وتتضمّن الآتي:
- تصميم العروض التقديمية Presentation design.
- النماذج Templates.
- تخصيص شرائح العرض Custom slides.
- الحركات Animation.
- أنماط العروض التقديمية Manuscripts.
- إنشاء الرسومات البيانية Creating graphs and charts.
- استكشاف الأخطاء في العروض التقديمية Presentations troubleshooting.
- مهارات أوت لوك Microsoft Outlook Skills وتشمل الآتي:
- التصفح Navigation. الأرشفة Archivization.
- تحديد المهام Assigning tasks.
- توزيع المهام Tasks distribution.
- ضبط إعدادات الإيميل Configuring email settings.
- مرشحات البريد الإلكتروني Email filters.
- – إدارة التقويمات Calendar management.
- الجدولة Scheduling.
كما ترى هنالك العديد من المهارات التقنية ذات المستوى العالي، وفي حال لم تكن تمتلك إلاّ نسبة ضئيلة منها فلا يمكنك في هذه الحالة اعتبار نفسك مُتقنًا (proficient) لبرامج مايكروسوفت أوفيس.
كيف تذكر مهارات مايكروسوفت أوفيس في السيرة الذاتية؟
بعد أن تعرّفت على أهم مهارات المايكروسوفت أوفيس، وما تعنيه حقًا كلمة Proficient في هذا السياق، إليك فيما يلي طريقة كتابة هذه المهارات بشكل صحيح. كلّ ما عليك فعله هو الالتزام بالنصائح التالية:
- اكتب مهاراتك في برمجيات مايكروسوفت أوفيس في قسم المهارات “Skills”.
- اذكر المهارات التي تمتلكها فقط.
- احرص على كتابة المهارات التي تمتلك فيها مستوى متقدّمًا فقط.
- استخدم التعداد لذكر إنجازاتك المتعلّقة بهذه المهارات.
- اظهر النتائج التي حققتها والنجاح الذي أحرزته في الوظائف السابقة المتعلّقة بهذه المهارات.
- تجنّب المبالغة في ذكر مهاراتك في الأوفيس في حال لم يتمّ ذكر ذلك في المتطلبات الوظيفية في إعلان الوظيفة.
يمكنك تقييم مدى براعتك في كلّ مهارة تمتلكها من خلال استخدام العبارات: Beginner, Intermediate أو Advanced. لكن احرص على أن تكون عادلاً وصادقًا في تقييمك.
كيفية الحصول على شهادات معتمدة في برامج Microsoft Office
إذا كنت ترغب في إثبات كفاءتك في Microsoft Office بطريقة رسمية، وإثبات مهاراتك المتقدمة، وزيادة فرصك في الحصول على مقابلة عمل، يمكنك الانضمام إلى أحد برامج شهادات Microsoft Office. مثل برنامج Microsoft Office Specialist بمستوياته الثلاث: العادي، الخبير (Expert) والماستر (Master).
تنتهي هذه البرامج باختبارات رسمية وشهادات معتمدة توضّح كفاءتك في مهارات المايكروسوفت أوفيس. كما يمكنك أيضًا أن تلتحق بمختلف الدورات المجانية عبر الإنترنت المتاحة في هذا المجال، والتي يمكنك العثور عليها على مواقع مثل: Udemy. Coursera. Skillshare.
وهكذا نكون قد قدّمنا لكم الدليل الشامل لكيفية كتابة مهارات المايكروسوفت أوفيس في السيرة الذاتية كالمحترفين، الأمر الذي سيزيد فرصك في الوصول إلى المرحلة التالية من عملية التوظيف.
