إن عملية إدارة الوقت هي العملية التي يتم عبرها استغلال كل ثانية في اليوم من خلال التركيز و العمل على رفع إنتاجية الشخص يومياً بشكل إيجابي. هي أيضاً من المحركات الأساسية التي تساعد في التقدم المهني.
لدى العاملين الذين يمتلكون مهارات إدارة الوقت الفعالة قابلية الحصول على فرص عمل جيدة و تحقيق العديد من الإنجازات إلى جانب عيش حياة متوازنة تخلو من التوتر. تساعد مهارات إدارة الوقت على تحديد أولويات واجباتهم و تساعدهم على أداء واجباتهم بطريقة أكثر جودة و فاعلية على مدار اليوم.
أما بالنسبة إلى الذين يفتقرون لمهارات إدارة الوقت الفعالة، فهم يأخذون وقت أطول من الوقت المحدد لإعداد واجب ما.
عوائق إدارة الوقت
هناك عائقان يقفان في طريق الأشخاص الساعين إلى تحسين ممارسات إدارة الوقت التي ينتهجونها و هذان العاملان هما التأجيل و عدم مجاراة التغير.
التأجيل:
قد يكون التأجيل نتيجة لأخذ الشخص الأمور على سجيتها أو نتيجة للتسمك بالرغبة في تحقيق الكمال بشدة. عندما تكون منهمكاً جداً في تنفيذ المشاريع و الإلتزام بمواعيد التسليم النهائية و إعداد قوائم الواجبات يمكن أن تجد نفسك غارقاً في الأمور صعبة التنفيذ.
و في هذه الحال عليك أن تسلك الواقعية في إعداد قائمة واجباتك و إعادة تحديد المواعيد كلما استدعت الحاجة. أما في حالة تمسكك و هوسك الشديد و المفرط بمعايير الكمال يمكن لإنتاجيتك التأثر بشكل مباشر و سلبي جداً بسب أخذ انتباهك إلى كافة التفاصيل الدقيقة الكثير من الوقت.
و لتخطي هذه العقبة عليك تذكير نفسك بأنك قمت بأفضل ما عندك و خصصت لهذا المشروع الوقت اللازم لتنفيذه.
في النهاية، لا بد لك التسليم بأن مفهوم الكمال هو مفهوم شخصي غير موضوعي لا يمكن تحقيقه.
مقاومة التغير:
قد يكون تعلم مهارات إدارة الوقت أمر غير نافع إذا لم يصحبها المرونة و الإرادة و الرغبة القوية للتغير. تتطلب إدراة الوقت الناجحة إمتلاك الرغبة بالتخلص من عادات إهدار الوقت الغير فعالة و استبدالها بعادات أكثر فاعلية و مرونة.
و بالتالي, فإن عليك تذكير نفسك بأنك قادراً على أن تصبح أكثر مهارة في عملك و أنك قادر على استعادة السيطرة على وقتك و حياتك بعد إتقانك لممارسات إدارة الوقت الهامة.
فوائد إدارة الوقت
تدر إدارة الوقت فوائد عديدة على ممارستها بشكل عام. و إليك بعض النتائج الإيجابية التي تنشأ بشكل مباشر عن ممارسات إدارة الوقت المحسنة:
- تخفيض معدل التوتر و ضغط العمل:
تقلل الممارسات التنظيمية الفاعلة و أساليب التخطيط الجيدة معدلات الإحباط لدى المرء في كل من العمل و المنزل بشكل هائل مما يحرر الشخص من الشكوك التي تراوده حول إنتاجيته و إبداعه.
- الشعور بالفخر بالإنجازات المحققة:
عندما يبدي المرء التزاماً جاداً تجاه إدارة وقته و تجاه تقسيمه لأهدافه الضخمة إلى أهداف أصغر يمكن تحقيقها و تقييمها يسهل عليه عندها تحديد و تقييم موقفه و الإتجاه الذي يسير فيه بالإضافة إلى وضعه لإنجازات معقولة لتحقيقها.
- معدلات الطاقة المرتفعة:
عند ابتعادك عن ممارسات التأجيل و البدء في تنظيم أولويات الواجبات و التخلص من العادات السيئة و إدراكك لمعدل الجهد اللازم بذله في أدائك للواجبات سيترفع كل من ثقتك بنفسك و مستوى الدافع عندك.
- قضاء ساعات فراغ أكثر مع العائلة/ الأصدقاء:
يستطيع “مدير الوقت” الناجح الإستفادة بشكل تام من معظم القيم الثمينة التي يسعى إليها الكثير مثل التوازن بين الحياة و العمل تصبح إمكانية قضاء وقت فراغ يتميز بالراحة مع العائلة أو الأصدقاء أو حتى مع نفسك حقيقة مع إتقان مهارات إدارة الوقت.
كيفية إدارة الوقت في العمل؟
يمكنك إدارة الوقت بطريقة ناجحة من خلال ما يلي:
- لا تتغاضى عن الرسائل الإلكترونية الموجودة في صندوق بريدك:
خصص الوقت لتفقد بريدك يوميا. اضمن من أنك تعمل على الإجابة على رسائلك في وقت مناسب.
- نظم بريدك الإلكتروني في ملفات:
يسهل ذلك عليك الكثير و يعطيك طريق أسرع للوصول إلى ملفاتك في يوم عمل مضغوط جداً.
- أعد لائحة واجبات كل ليلة قبل مغادرتك للعمل:
قال (داني كوكس) المتحدث المتخصص و المؤلف المشهور في مجالي القيادة و التحفيز “تصبح جميع الأمور ضرورية إذا نظرت لمدة كافية”.
لن تستطيع أن تدير وقتك إذا لم تكن تعرف ما عليك فعله في الصباح التالي. عليك بإعداد قوائم الواجبات اليومية.
- رتب أولويات واجباتك:
يختلف مفهوم إعداد قائمة واجبات يومية جداً عن مفهوم إدارتها. رتب واجباتك بحسب أهميتها و ضروريتها.
- اعرف الوقت الذي تكون فيه إنتاجيتك في أوجها:
راقب معدل إنتاجيتك خلال فترة محددة و من ثم أعمل على تنظيم جدولك حتى تخصص فترة العمل التي تكون فيها في أوج إنتاجيتك للعمل على أهم واجب.
- قلل العمل على أكثر من واجب كلما سمح لك الوقت:
ركز على إتمام واجباتك واحداً تلو الآخر خلال جدول زمني معقول متبعاً قائمة واجباتك اليومية بالإعتماد على قائمة أولوياتك.
- تعلم إسناد الواجبات كلما أستدعى الأمر ذلك:
احرص على إسنادك الواجب المناسب للشخص المناسب.
- تجنب الإجتماعات الغير ضرورية و أعمل على تحسين مهارات اتصالك:
يوفر توصيلك الواضح للمعلومات عبر قناة اتصال مفتوحة و فعالة الوقت و الجهد عليك و على غيرك.
شدد (بيتر دراكر) قائلا . ”الشركة التي يعقد فيها الأشخاص الاجتماعات كل ساعة هي الشركة التي لا يستطيع أي شخص إتمام أي شئ فيها”
- الإلتزام بديمومة التغير:
يجب جعل عادات تحديد الأولويات و التخطيط و التنظيم الجديدة التي اكتسبتها جزءاً من روتينك اليومي
- أخيرا و ليس آخرا، لا تنسى الجوهر الحقيقي لإدارة الوقت:
اهدف إلى استخدام وقتك بشكل جيد و فعال حتى لا تنضغط فيه و تصبح مضطراً إلى تخصيص الوقت بأي طريقة”
